Comment créer un formulaire et le diffuser auprès de vos collaborateurs ?
L'espace de veille collaborative fonctionne comme un outil de remontée de données structurées. Il se construit avec l'outil "Formulaire".
Ce formulaire peut alors être renseigné depuis la plateforme RESANA ou depuis l'application mobile. Les vues "Actualités", "Dossiers", "Agenda" ... n'y sont pas disponibles.
Pourquoi organiser une veille collaborative ?
La veille collaborative permet d’organiser la remontée de données structurées à partir de formulaires accessibles depuis les smartphones des utilisateurs. Certains l’utilisent pour animer une veille concurrentielle ou pour établir un processus de remontées d’informations terrain (ex : signalisation de dégât sur un ouvrage d’art, …)
L’intérêt de cet outil est que, même si la personne qui envoie son compte rendu manque de connexion internet, la demande est malgré tout prise en compte et enregistrée afin d’être envoyée dès la prochaine reconnexion sur l’application mobile.
De plus, il y a un système de notifications instantanées permettant de toujours être informé d’un nouveau retour.
Comment s'organise une veille collaborative ?
Le formulaire s’organise en colonnes, comme présenté ci-dessus, avec la date de la remontée, et l'utilisateur qui a fait la remontée. C'est à l'animateur d'ajouter les autres colonnes qu'il souhaite voir apparaître.
Dans le cas ci-dessus, le formulaire a été créé dans le but de faire des remontées terrains sur les travaux effectués au sein de plusieurs communes. Cette veille s’effectue notamment grâce à l'application mobile, qui permet aux personnes sur le terrain de faire leurs remontées tout en étant sur place.
Dans ce formulaire, des colonnes ont été ajoutées : la personne ayant effectué les travaux, la date à laquelle les travaux ont été réalisés, de quels types de travaux, s'agit-il, ainsi que la commune de réalisation. De plus, les membres ont la possibilité d'ajouter des photos afin d'illustrer leurs propos.
Vous pouvez également filtrer vos recherches, comme présenté ci-dessus, afin de mieux sélectionner les informations que vous souhaitez retrouver.
Vous pouvez exporter vos données au format CSV directement sur votre ordinateur.
Comment créer un formulaire ?
Pour modifier ou créer un formulaire, il faut cliquer sur l'outil Formulaires sur la barre latérale droite.
Vous accédez alors à vos formulaires déjà publiés (s'il y en a) et un bouton en haut à droite vous permet d'en créer de nouveaux. :
À partir de là, vous avez la possibilité de créer votre formulaire avec un titre, le dossier dans lequel vous souhaitez que votre formulaire soit classé, les instructions de début et de fin. Après avoir renseigné tous ces champs, sélectionnez "Étape suivante" :
Ensuite, c'est à vous de définir qui peut accéder à votre formulaire en utilisant la fenêtre des droits :
Suite à cela, vous pouvez commencer à créer vos questions, qui seront par la suite répertoriées dans les colonnes.
Vous pouvez choisir la rubrique, définir l'intitulé de la question, choisir si elle est obligatoire ou non, et le type de réponse que vous attendez :
- Texte
- Oui ou non
- Liste un seul choix
- Liste plusieurs choix
Il est possible de gérer les rubriques de vos questions en créant des sous-sections. Une fois toutes les questions saisies, veillez bien à "Enregistrer" votre formulaire.
Comment répondre à un formulaire ?
Afin d'apporter une réponse au formulaire en place, l'utilisateur doit sélectionner l'option "Nouvelle réponse" présente en haut à droite de l'espace :
Suite à cela, il lui suffira de renseigner les différents champs et de cliquer sur "Enregistrer" :