Evolutions
La Gestion Electronique de vos Documents
Une nouvelle version de votre gestion documentaire a été développée. Celle-ci vous permet une navigation plus fluide, ainsi que des temps de chargement plus rapides. Vous trouverez ci-dessous la liste des fonctionnalités qui ont été développées/améliorées.
- Un nouvel affichage général
Les boutons de création, d'import et de sélection multiple sont plus visibles et ont une couleur qui leur est spécifique.
Lors de la création d'un document, l’utilisateur peut choisir directement le type de document (texte, tableur, présentation) qu'il souhaite créer grâce à un volet, et ainsi, l'ouvrir en un clic.
- L'affichage des dossiers
Pour plus de visibilité, l’icône des dossiers est visible en version « pleine ». Lorsqu’un utilisateur est positionné sur un dossier ; l’ensemble du dossier et de ses sous-dossiers apparaît en bleu clair.
De plus, en naviguant dans l’arborescence, un fil d'Ariane plus visible s’affiche.
- L'affichage des documents
Les boutons d’action associés à chaque document s’affichent désormais de manière fixe et non plus seulement au survol de votre souris.
La taille des icônes de chaque document a été agrandie.
L’option « déplacer vers » est maintenant placée dans « autres options » afin d'alléger la vue.
L’icône du bouton qui permet d'afficher la fenêtre de droit varie désormais en fonction du droit appliqué sur le document et permet, grâce au passage de votre souris sur l'icône de voir de quel droit il s'agit :
Lorsque le document est partagé à "uniquement moi"
Lorsque le document est partagé à une "liste nominative"
Lorsque le document est "partagé à tous"
AUTRES OPTIONS
- Copier le lien interne : Cette option permet à l’utilisateur de copier le lien qui l’amène directement sur le document en mode "lecture" ou "édition" en fonction de ses droits sur le document.
- Détails : La fenêtre des détails a été revue. L’ordre d’affichage des informations de la fenêtre a changé :
Le premier volet des "Versions" liste les différentes versions du document, la date de création de la version ainsi que l’auteur.
Dans le deuxième volet "Informations", l’utilisateur retrouve les informations sur le type de document dont il s'agit, sa taille, son propriétaire, sa date de création et de dernière modification, le nombre de vues et de téléchargements.
Un bouton qui permet d’accéder à la fenêtre des droits a été ajouté. Ce dernier permet de visualiser en un coup d’œil le niveau de partage du document et, si besoin, de le changer.
La fonctionnalité « horodatage » a également été ajoutée. Au clic sur ce bouton, l’utilisateur accède à la liste des utilisateurs ayant accès au document avec :
- La date de mise à disposition du document
- La date de notification par mail du document (depuis la notification par mail présente dans la fenêtre de droits + lorsque l’utilisateur est en cloche rouge sur l'espace)
- La date de première ouverture du document. Les utilisateurs ayant accès au document sont affichés avec un fond vert.
Dans le troisième volet Activités : Un sélecteur permet désormais de trier par date ou par auteur, la modification/création de contenu :
- Dossiers "A classer" : Le dossier « Autres » est remplacé par le dossier « A classer ». Ce dossier est un dossier par défaut au sein de votre arborescence documentaire.
Ainsi, les fichiers créés seront, par défaut, placés dans le dossier « A classer ». Ce dossier n’est pas supprimable, et son titre n’est pas modifiable. Aucune option n'est disponible sur ce dossier.
- Mes documents : La fonctionnalité a été ajoutée et correspond aux documents de l’utilisateur.
En tant qu'utilisateur, vous pouvez désormais importer et créer des documents dans cet espace "personnel". Vous serez alors le seul à pouvoir accéder à ces documents ; vos administrateurs n'auront pas accès à cette vue documentaire.
De plus, vous n'aurez pas accès à la fenêtre de droits des documents et ne pourrez donc pas les partager au reste de la plateforme.
Cependant, grâce à un nouvelle fonctionnalité « partager vers l’extérieur », qui sera disponible par la suite, vous aurez la possibilité d'inviter des personnes non-membres de RESANA à consulter ou à co-éditer les documents Only Office (de type texte, tableur et présentation). La personne invitée recevra alors un mail et devra renseigner un code à 6 chiffres pour accéder au document.
Grâce au sélecteur, vous pourrez également afficher les fichiers d’un espace en particulier. Vous aurez alors accès aux mêmes options qu’à l’intérieur d’un espace. Vous pourrez donc gérer vos documents dans « Mes documents » comme dans la vue documentaire d’un espace.
L’option de coédition externe ne sera cependant pas disponible sur les documents d’un espace afin de garantir la traçabilité des actions faites sur ces derniers.
Améliorations
- Bouton "Flux RSS" : Au sein d’un espace, au clic sur le bouton « ajouter », le bouton flux RSS apparaissait. Il permettait de rédiger une publication et faisait donc doublon avec l’option "publication" située sur la barre latérale droite des outils dans un espace.
- Extensions : Les fichiers aux extensions de types .srt (video) et .m4a peuvent désormais être ajoutés à la plateforme.
- Import d'arborescence : Vous pouvez désormais importer une arborescence documentaire au format .ZIP allant jusqu'à 1,5Go et non plus 500Mo.
Corrections
- Duplication d’espace : Lorsqu’un utilisateur (hors administrateur) faisait une demande de duplication d’espace, le mail envoyé ne remontait pas le chiffre correct du nombre d’espaces à dupliquer. Cela a été corrigé.
- Sondages : Lorsqu’un utilisateur donne sa réponse à un sondage de date, il apparaît bien dans la colonne des participants et ne stagne plus dans la colonne « en attente ».
La barre de déplacement horizontale présente dans les résultats d'un sondage prend désormais en compte les questions ET les réponses.
- RGPD : Dans la partie administration de la plateforme, au niveau de l'onglet RGPD, l’export de données pour un espace fonctionne correctement à nouveau.
- Administration d'un espace : Dans l'administration d'un espace, le bouton qui permet de faire des imports programmés est de nouveau bien présent.
- Présentation d'un espace : Dans la vue "présentation" d’espace, l’ajout d'une pièce-jointe fonctionne de nouveau et ne renvoie plus de message d'erreur.
- Page de connexion : Sur la page de connexion de la plateforme, le sélecteur de langue "anglais/français/allemand" a été retiré. En effet, la plateforme n'est pas encore disponible en différentes langues.