Gérer le paramétrage de votre espace
Le paramétrage de votre espace est la troisième étape par laquelle vous allez passer lors de la création de votre espace. Une fois votre espace créé, vous pourrez également y avoir accès pour modifier les réglages relatifs à votre espace. Il vous suffira, pour cela, de vous rendre dans la partie Paramètrages de votre espace :
1. Règles d'accès à l'espace
Dans un premier temps, définissez les règles relatives à l'espace. Vous devez choisir si votre espace est un espace "fermé" ou "ouvert".
- "Fermé" signifie qu'il peut être rejoint uniquement en ayant reçu une invitation.
- "Ouvert" signifie qu'il s'agit d'un espace sur adhésion libre.
Pour rejoindre un espace ouvert, il vous suffira de vous rendre sur votre page d'accueil et de cliquer sur "Nouveau" puis "Rejoindre" :
En tant qu'animateur, vous devrez choisir si vous souhaitez valider ou non l'adhésion des nouveaux membres à votre espace. En effet, vos collaborateurs ont la possibilité d'inviter de nouvelles personnes au sein de votre espace, c'est pourquoi, vous pourrez "contrôler" ces invitations si vous le souhaitez.
En tant qu'animateur, vous devrez indiquer si vous souhaitez imposer aux membres de votre espace, l'authentification à double facteur ou non.
2. Règles d'accès aux informations
Deux options sont disponibles dans les paramétrages de votre espace :
-
"Empêcher le téléchargement des documents par les membres de l'espace" :
- Cette option bloque le téléchargement des documents de l'espace par l'ensemble des collaborateurs.
-
"Choisir un droit par défaut pour tous les documents, publications de l'espace" :
- Chaque document créé ou partagé sur RESANA est, par défaut, uniquement partagé avec vous-même. Vous avez la possibilité de changer ce droit par défaut.
À savoir : En sélectionnant cette option, la fenêtre de droit ne s'ouvrira plus automatiquement lors du partage d'un document, il est donc essentiel que cela soit transparent pour tous les utilisateurs présents dans cet espace.
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"Empêcher la génération de lien extérieur des documents par les membres de l'espace" :
- Les membres de l'espace ne pourront plus générer de liens extérieurs. Les liens générés et partagés deviendront obsolètes.
Attention : En sélectionnant cette option, la fenêtre de droit ne s'ouvrira plus automatiquement lors du partage d'un document, il est donc essentiel que cela soit transparent pour tous les utilisateurs présents dans cet espace.
3. Type d'espace
Selon votre projet ou votre groupe de travail, vous pourrez choisir le type d'espace qui convient le mieux. Vous pourrez le modifier à n'importe quel moment. (Pour plus d'information à ce sujet, voir l'article : Les différents types d'espace)
En modifiant le type d'espace, vous pouvez perdre des options disponibles exclusivement dans certains espaces et pas dans d'autres.
Exemple : si je passe d'un espace workflow à un espace groupe de travail. Je n'aurai plus d'accès au workflow.
4. Vues actives
C'est à vous de définir les vues qui seront disponibles ou non sur votre espace de travail en fonction de leur pertinence par rapport à votre projet. Vous pourrez également indiquer quelle vue les membres de votre espace aperçoivent lorsqu'ils rentrent dans l'espace.
5. Les outils collaboratifs de votre espace
C'est à vous de définir les outils qui seront disponibles ou non sur votre espace de travail en fonction de leur pertinence par rapport à votre projet.
Voir les articles : Autres outils collaboratifs
Tous ces choix ne sont pas définitifs et pourront être modifiés à tout moment par le ou les animateurs de l’espace. Une fois vos choix effectués, cliquez sur "Étape suivante" ou "Enregistrer".