Gérer la liste des membres de votre espace
La liste des membres est la seconde étape par laquelle vous allez passer lors de la création de votre espace. Une fois votre espace créé, vous pourrez également y avoir accès pour modifier les informations relatives à vos collaborateurs. Il vous suffira, pour cela, de vous rendre dans la partie Administration de votre espace :
Au sein de cette vue, vous aurez la possibilité de gérer la liste des membres de votre espace :
- Inviter de nouveaux collaborateurs
- Changer le rôle des collaborateurs actuels
- Retirer des collaborateurs
- Créer des groupes d'utilisateurs
- ....
A. Inviter des membres à rejoindre votre espace
A cette étape, vous pouvez inviter les collaborateurs à rejoindre votre espace. Vous pouvez les inviter lors de la création de votre espace ou plus tard. Il peut être préférable de les inviter plus tard dans le cas où vous souhaitez au préalable déposer des documents sur l’espace. Dans ce cas, passez cette étape en cliquant sur “Etape suivante”.
Dans le cas où vous souhaitez inviter vos collaborateurs, trois options s’offrent à vous :
1) "Inviter un nouveau collaborateur"
Cette option vous permet d'inviter une personne qui n'a pas encore de compte sur RESANA. Une fenêtre s’ouvre et vous permet de renseigner le nom, le prénom et l'adresse mail de la personne. Suite à cela, vous devrez indiquer le type de collaborateur dont il s'agit (agent de l'état, partenaire privé, partenaire public). Enfin, il vous suffit d'attribuer un profil de droit à cette personne sur votre espace. (Voir aussi : Vos droits dans un espace collaboratifs)
Si la personne que vous souhaitez inviter a déjà un compte RESANA, ses informations seront alors automatiquement proposées.
2) "Inviter des membres d'autres espaces"
Cette option vous permet d'inviter plusieurs personnes parmi vos collaborateurs ayant un compte RESANA. Une fenêtre s’affiche ; vous pouvez cocher parmi vos contacts les personnes à inviter. Dans une seconde étape, vous attribuerez à chacun un profil de droit sur l’espace. (Voir aussi : Vos droits dans un espace collaboratifs)
3) "Inviter de nouveaux collaborateurs (en masse)" :
Cette troisième et dernière option vous permet d'inviter de nouveaux collaborateurs en masse sur votre espace.
Vous avez pour cela trois possibilités :
- Importer un fichier CSV contenant les informations des utilisateurs (trois colonnes avec les noms, les prénoms, les adresses mail)
- Copier-coller une liste de collaborateurs que vous avez déjà dans le tableau
- Entrer manuellement les informations dans le tableau
B. Modifier le rôle de vos collaborateurs
En tant qu'animateur, vous devez définir les rôles de vos collaborateurs au sein de votre espace.
Vous avez également la possibilité de modifier ces rôles au cours du temps. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans la partie Administration de votre espace, puis de vous rendre dans l'onglet "Liste des membres".
Suite à cela, positionnez-vous sur la ligne du collaborateur que vous souhaitez et choisissez le rôle que vous souhaitez lui attribuer :
C. Retirer des collaborateurs
En tant qu'animateur, vous avez la possibilité de retirer des collaborateurs de votre espace.
Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans la partie Administration de votre espace, puis de vous rendre dans l'onglet "Liste des membres".
Suite à cela, positionnez-vous sur la ligne du collaborateur souhaité et cliquez sur la croix rouge située à droite de celui-ci.
D'autres options sont également disponibles, notamment la possibilité de créer des groupes d'utilisateurs. (Voir l'article)
Un indicateur (couronne) vous permet d'avoir un aperçu plus visuel des animateurs de l'espace.
Enfin, vous avez la possibilité de copier une adresse mail directement en cliquant sur la petite icône située à droite de celle-ci.
