Créer et partager un vote en ligne pour vos membres et pour les personnes externes.

1) Comment créer un vote ?

Pour créer un vote, rentrez dans l'espace de travail souhaité, puis cliquez sur l'outil sondage qui se trouve dans les outils, à droite.

1. Cliquez sur "Créer un sondage".

2. Sélectionnez "Outil de vote".

Comment paramétrer mon vote ?

1.1) Le vote

Au sein de cette première étape, vous allez devoir renseigner les informations générales relatives au vote :

Le nom de l'instance qui organise le vote
Le titre du vote
Le contexte du vote (optionnel)
L'ajout d'une ou plusieurs pièces jointes (optionnel)

1.2) Lancement du vote

En tant que créateur du vote, vous devrez définir à partir de quand le vote sera disponible :

Dès la publication de celui-ci

À une date et un horaire programmés

1.3) Fin du vote

Vous devrez déterminer à quelle date et quelle heure le vote sera clôturé.

De plus, en sélectionnant l'option "Relancer" ci-dessus, vous aurez la possibilité de mettre en place une relance. Cette relance sera déterminée en nombre de jours et permettra de faire un rappel à toutes les personnes n'ayant pas encore participé X jours avant la date de clôture du vote :

Les personnes relancées recevront alors un mail de rappel, mais également une notification sur la cloche de leur plateforme pour les utilisateurs RESANA.

1.4) Confidentialité du vote

Il sera nécessaire de déterminer les options de confidentialité de votre vote. Trois options sont possibles :

Bulletin secret
Bulletin visible de l'organisateur
Bulletin visible des autres participants

L'option que vous aurez choisie sera alors communiquée aux participants.

D'autres options seront par ailleurs disponibles pour votre vote si vous le souhaitez. Afin de voir apparaître celles-ci, cliquez sur le bouton "+ d'options" :

1.5) (Optionnelle) : Types de votes autorisés

Au sein des votes autorisés, vous aurez la possibilité d'ajouter les deux options ci-dessous :

Ne pas prendre part au vote
Voter blanc

1.6) (Optionnelle) : Options du vote

Cette dernière option vous permettra de définir un quorum. Celui-ci est le nombre de voix minimum présentes ou représentées afin que le vote soit valide. Il peut être défini en pourcentage ou en valeur absolue.

1.7) Objets de vote

Vous allez dès à présent pouvoir renseigner LE ou LES objets de vote de votre sondage. Une fois le premier objet renseigné, vous devrez sélectionner quel type de réponses vous attendez pour celui-ci :

Oui ou Non
Sélecteur unique
Sélecteur multiple

Lorsque vous choisissez un "sélecteur unique" ou un "sélecteur multiple", vous devez renseigner les différents choix dans le champ disponible à cet effet.

Une fois l'ensemble des champs renseignés, cliquez sur "Valider".

Ajoutez autant d'objets de vote que vous le souhaitez, puis cliquez sur "Enregistrer" et enfin, passez à l'étape suivante.

2) Comment inviter des personnes à voter ?

La seconde étape va vous permettre d'inviter les personnes à participer à votre vote. Pour cela, vous aurez trois possibilités :

"Importer une liste CSV des participants extérieurs" : Cette option vous permet d'inviter en masse des personnes extérieures à la plateforme.
"Ajouter des membres" : Vous avez la possibilité d'inviter vos collaborateurs RESANA.
Renseigner manuellement le tableau : Vous pouvez renseigner manuellement le tableau ci-dessous en indiquant les prénoms, noms et adresses mail des personnes que vous souhaitez inviter.

Une fois les participants invités, veillez bien à cliquer sur "Enregistrer" situé sur la partie supérieure droite de votre page.

3) Synthèse des objets de vote

À cette troisième et dernière étape, vous obtiendrez la synthèse du vote que vous avez mis en place. De plus, vous aurez la possibilité d'y "Tester le vote", puis de lancer celui-ci.

Dans le cas où vous auriez des modifications à apporter sur les étapes précédentes, veuillez cliquer sur celles-ci pour y revenir.

4) Comment cela se passe du côté du participant ?

Avant de voter, les participants vont avoir accès à de nombreuses informations :

Le titre du vote
Le nombre d'objets de vote
La confidentialité du vote
La date de début du vote
La date de clôture du vote
La possibilité de voter blanc (optionnelle)
La possibilité de ne pas prendre part au vote (optionnelle)
Plus de détails sont également disponibles en cliquant sur "+ de détails sur la convocation"

Après avoir consulté ces informations, le participant n'aura plus qu'à prendre part au vote puis à cliquer sur "Terminer".

2) Comment exploiter les résultats obtenus ?

Lorsque vous aurez obtenu les participations de chacun, vous aurez accès à plusieurs informations :

Le taux de participation
Le nombre de jours restants avant la fin du vote
Le nombre d'inscrits

Vous pourrez également exporter ces résultats au format .CSV.

En cliquant sur chacun des objets de vote, vous obtiendrez le détail pour chacun d'eux (dans le cas où la confidentialité est "ouverte") :

Le nombre de votes par réponse proposée
Le détail des participants pour ces réponses

Vous aurez ainsi la possibilité d'exporter ces résultats au format PDF.