Les fonctionnalités de la vue Gantt
La vue Kanban, inspirée du système Toyota, est un outil essentiel pour la gestion de projet. Elle permet de suivre l'avancement des tâches à travers différentes étapes. Les tâches sont déplacées entre des colonnes telles que "À faire", "En cours" et "Terminé".
Cette vue partagée donne à tous les membres de l'équipe une vision claire des priorités et de l'état d'avancement, facilitant ainsi la collaboration et la gestion efficace du projet.
Cliquez sur l'icône représentant le Kanban (2) pour choisir cette vue.
Vos tâches sont représentées dans des colonnes configurées par l'animateur de l'espace. Seul l'animateur a le droit de créer, supprimer, renommer ou déplacer les colonnes.
À savoir : la colonne Terminées ne peut pas être supprimée. En revanche, celle-ci peut être renommée.
Créer une tâche :
Afin de créer une tâche, cliquez sur le bouton "+ Créer une nouvelle tâche" dans la colonne de votre choix.
Insérez le nom de votre tâche puis cliquez sur le "+"
Une fois votre tâche créée, vous pouvez l'enrichir avec différentes options. Pour accéder au détail de la tâche, il vous suffit de cliquer sur celle-ci.
Un onglet contenant toutes les caractéristiques de votre tâche s'affiche alors sur la droite de votre écran.
Vous allez alors avoir la possibilité de configurer les différents champs :
Option 1 : L'état de la tâche dans le tableau KANBAN.
Option 2 : La date d'échéance de votre tâche. Cela générera un mail de notification au destinataire de la tâche si celle-ci n'est pas réalisée 1 heure avant l'échéance. Par ailleurs, la tâche s'inscrira automatiquement dans l'agenda du ou des destinataires de celle-ci.
Option 3 : La date de rappel de votre tâche. Un mail de rappel sera adressé au(x) destinataire(s) de la tâche à la date et à l'heure fixée si celle-ci n'est pas encore réalisée.
Option 4 : Le nom de l'auteur de la tâche et la date à laquelle celle-ci a été créée. Ces deux points ne sont pas modifiables.
Option 5 : Le nom de la personne ou des personnes en charge de la tâche. L'attribution d'une tâche génère des notifications (mails et plateforme) aux destinataires de la tâche.
Option 6 : La personne qui doit valider la tâche. Cette option vous permet de créer un processus de validation de la tâche en définissant d'une part l'étape à laquelle le processus de validation sera enclenché et d'autre part la personne en charge de la validation.
Lorsque la tâche passera dans l'état désigné pour lancer le processus de validation (ex : passage de la tâche de "en cours" à "terminée"), la plateforme enverra une notification mail à la personne identifiée pour valider la tâche.
Celle-ci pourra alors valider ou non la tâche. Trois possibilités s'offrent à elle :
- valider directement depuis le mail (2 boutons "Valider" ou "Refuser"
- valider depuis la vue KANBAN
- valider depuis le fil d'actualités
Option 7 : L'ajout de sous-tâches. Vous pouvez ajouter des sous-tâches à votre tâche principale. Chaque sous-tâche peut-être "chargée" en jour/homme. Dans ce cas, la durée estimée de la tâche est automatiquement renseignée (point 9). Au fur et à mesure de la réalisation des sous-tâches, les utilisateurs peuvent cocher les sous-tâches. Cela aura pour effet de mettre automatiquement à jour le pourcentage de progression de la tâche (point 8).
Le fait de charger les sous-tâches est important pour obtenir une représentation fidèle du projet dans la vue GANTT. Elle n'a pas d'impact particulier en vue KANBAN.
Option 8 : Le pourcentage de progression de la tâche. Celui-ci permet de définir à la main le pourcentage d'avancement d'une tâche. Ce champ est verrouillé si vous avez chargé vos sous-tâches en jours/homme.
Option 9 : La durée de la réalisation de votre tâche en jours. Elle se calcule automatiquement si vous avez chargé vos sous-tâches en jours/homme. Dans le cas inverse, vous pouvez définir librement une durée estimée du temps de travail nécessaire à la réalisation de la tâche.
Option 10 : Une description de la tâche. Celle-ci est un champ libre qui vous permet de donner des instructions ou des précisions aux destinataires de la tâche.
Option 11 : L'ajout d'une pièce-jointe. Celle-ci peut être importée directement depuis l'arborescence de dossiers de l'espace ou directement depuis votre ordinateur.
Option 12 : La priorité de la tâche : Basse, Moyenne ou Haute. En fonction de la priorité retenue, une indication visuelle s'affichera sur l'étiquette de la tâche dans la vue KANBAN.
Option 13 : La couleur de la tâche. Celle-ci permet d'ajouter une étiquette de couleur sur la tâche. Cette option est utile pour regrouper les tâches d'une même catégorie. Depuis la vue KANBAN, vous pouvez filtrer les tâches par couleur.
En cas d'activation des lots pour la vue GANTT. Les tâches prennent automatiquement la couleur du lot auquel elles ont été affectées.
Option 14 : L'ajout de commentaires. Ce fil de discussion interne à la tâche permet de dialoguer entre les parties prenantes de la tâche. Il permet notamment de donner des explications en cas de refus de validation d'une tâche réalisée.