Les fonctionnalités de la vue Kanban
La vue Kanban, inspirée du système Toyota, est un outil essentiel pour la gestion de projet. Elle permet de suivre l'avancement des tâches à travers différentes étapes. Les tâches sont déplacées entre des colonnes telles que "À faire", "En cours" et "Terminé".
Cette vue partagée donne à tous les membres de l'équipe une vision claire des priorités et de l'état d'avancement, facilitant ainsi la collaboration et la gestion efficace du projet.
1. Accéder à la vue Kanban
Cliquez sur l'icône représentant le Kanban (2) pour choisir cette vue.
2.Gestion des colonnes
Les tâches sont représentées dans des colonnes configurées par l'animateur de l'espace. Seul l'animateur peut créer, supprimer, renommer ou déplacer les colonnes.
💡À savoir : La colonne Terminées ne peut pas être supprimée, mais elle peut être renommée.
3. Créer une tâche :
1. Cliquez sur le bouton "+ Créer une nouvelle tâche" dans la colonne de votre choix.
2. Insérez le nom de la tâche, puis cliquez sur "+".
4. Gérer les tâches
Une fois votre tâche créée, vous pouvez l'enrichir avec différentes options. Pour accéder au détail de la tâche, il vous suffit de cliquer sur celle-ci.
Un onglet s'affichera sur la droite de votre écran avec toutes les caractéristiques de la tâche.
5. Options disponibles pour chaque tâche
-
État de la tâche
Sélectionnez l'état actuel de la tâche dans le tableau Kanban. -
Date d'échéance
Ajoutez une date d'échéance. Un mail de notification sera envoyé au(x) destinataire(s) 1 heure avant l'échéance, et la tâche sera inscrite dans son/leurs agenda. -
Date de rappel
Un mail de rappel sera envoyé à la date et l'heure choisies si la tâche n'est pas encore réalisée. -
Auteur et date de création
Le nom de l'auteur de la tâche et la date de création sont automatiquement renseignés et ne sont pas modifiables. -
Personne(s) en charge
Attribuez la tâche à une ou plusieurs personnes. Des notifications (par mail et sur la plateforme) seront envoyées aux destinataires. -
Validation de la tâche
Cette option vous permet de définir un processus de validation en précisant l'étape à laquelle celui-ci sera déclenché et la personne responsable de la validation.
Lorsqu'une tâche atteint l'état désigné pour la validation (par exemple, passage de "En cours" à "Terminé"), une notification par mail est envoyée à la personne identifiée pour valider la tâche.
Elle peut alors valider ou refuser la tâche selon plusieurs options :
- Valider directement depuis le mail (en cliquant sur "Valider" ou "Refuser")
- Valider depuis la vue Kanban
- Valider depuis le fil d'actualités
-
Ajout de sous-tâches
Vous pouvez ajouter des sous-tâches à la tâche principale, avec la possibilité de les "charger" en jours/homme. Si vous le faites, la durée estimée de la tâche sera automatiquement mise à jour (point 9).
Au fur et à mesure de l'avancement des sous-tâches, elles pourront être cochées, ce qui mettra à jour automatiquement le pourcentage de progression de la tâche (point 8).
Bien que l'ajout de sous-tâches ait un impact direct sur la représentation du projet dans la vue Gantt, il n'affecte pas la vue Kanban.
-
Pourcentage de progression
Indiquez manuellement l'avancement de la tâche. Ce champ est verrouillé si des sous-tâches ont été définies en jours/homme. -
Durée estimée de la tâche
La durée en jours peut être renseignée manuellement ou automatiquement calculée si des sous-tâches sont chargées en jours/homme. -
Description
Ajoutez des instructions ou précisions pour les destinataires de la tâche. -
Pièce jointe
Ajoutez une pièce jointe depuis l'arborescence de dossiers de l'espace ou depuis votre ordinateur. -
Priorité de la tâche
Choisissez la priorité : Basse, Moyenne ou Haute. Une indication visuelle de la priorité sera affichée sur l'étiquette de la tâche dans la vue Kanban. -
Couleur de la tâche
Attribuez une couleur pour regrouper des tâches similaires. Dans la vue Kanban, vous pouvez filtrer les tâches par couleur. Les tâches prennent la couleur du lot auquel elles sont affectées dans la vue Gantt. -
Commentaires
Utilisez le fil de discussion interne pour dialoguer entre les parties prenantes. Cela est particulièrement utile en cas de refus de validation d'une tâche.