Organiser vos projets et vos groupes de travail dans différents espaces
Afin de créer un nouvel espace de travail, cliquez sur le bouton "+Nouveau" situé en haut à droite de votre page d'accueil puis cliquez sur "Créer un espace".
A savoir : Afin de pouvoir créer un espace de travail, il est nécessaire que vous soyez agent de l'état.
Dans un premier temps, vous allez devoir sélectionner le type d'espace qui correspond à vos besoins :
Voici les différents types d'espaces de travail qui vous seront alors proposés :
- Piloter un projet
Les espace dédiés au pilotage d'un projet vont vous permettre de déterminer des objectifs et indicateurs tout en offrant à vos superviseurs une vision synthétique de votre projet. Vos collaborateurs retrouveront également tous les outils pour communiquer au sein de l'espace. Ce type d’espace vous permettra de réaliser des revues de projet avec horodatage des décisions et l'édition d’une synthèse automatique.
- Conduire un groupe de travail I Collaborer avec mon service
Ces deux espaces sont adaptés à la conduite d’un groupe de travail permanent ou temporaire. Par défaut, les utilisateurs accèdent à la vue Actualités en entrant dans l’espace. Les autres vues "Dossiers", "Agenda" et "Projet" sont également disponibles.
- Publier des informations
Cet espace est dédié uniquement à la publication d'informations dans un fil d'actualités. Les vues "Dossiers", "Agenda" et "Projet" ne sont pas disponibles dans ce type d'espace.
- Planifier les ressources communes
L'espace fonctionne comme un outil de gestion et de réservation de vos ressources communes (salles de réunion, véhicules, matériel informatique ...). Les vues "Dossiers", "Agenda" et "Projet" ne sont pas disponibles.
- Dupliquer un espace existant
Si vous avez besoin de créer plusieurs espaces avec une même structure (collaborateurs, arborescence documentaire, documents de référence), cette option sera pour vous un réel gain de temps. Elle vous permettra de dupliquer des espaces dont vous êtes animateur.
Dans un second temps, vous allez pouvoir paramétrer votre espace selon votre projet/groupe de travail. Chaque espace collaboratif est personnalisable par son ou ses animateurs.
Quatre étapes seront alors à franchir pour arriver à la création de votre espace :
- Renseigner son descriptif (Voir l'article : La fiche espace)
- Définir ses paramètres (Voir l'article : Les paramètres de votre espace)
- Inviter vos collaborateurs (Voir l'article : La liste des membres)
- Vérifier la synthèse de vos choix
Une fois la vérification de la synthèse effectuée, cliquez sur le bouton « Valider la création ». Votre espace devra alors être validé par les administrateurs de votre organisation. En attendant cette validation, celui-ci apparaîtra sur votre page d'accueil avec la mention “Espace en attente de validation par les administrateurs”.
Cela signifie que vos administrateurs souhaitent valider préalablement toute nouvelle création d’espaces. Ils seront alors informés par mail de la création de votre espace et devront valider sa création afin que celui-ci soit actif.
Lorsqu'il sera validé, l’espace sera débloqué et vous pourrez alors en prendre possession en tant qu’animateur. En cas de refus, l’espace sera inactivé et vous ne le verrez plus apparaître sur votre page d'accueil.
Enfin, si votre espace prend trop de temps à être validé, vous pouvez contacter vos administrateur directement depuis le bouton Aide de votre plateforme afin d'en savoir plus :
