Créez et pilotez votre projet
L'espace Piloter un projet vous permettra de déterminer les objectifs et indicateurs de vos projets tout en offrant à vos superviseurs une vision synthétique de ceux-ci.
Vos collaborateurs y retrouveront tous les outils pour communiquer au sein du projet. Ce type d’espace permet également de réaliser des revues de projet avec un horodatage des décisions et l'édition d’une synthèse automatique.
L'objectif est de collecter un ensemble de données, les analyser et mettre en œuvre les actions nécessaires pour que le projet atteigne les objectifs qui lui ont été assignés.
Lors de la création de l'espace, l'animateur devra remplir la fiche projet de celui-ci, mais pourra, par ailleurs, le faire après avoir créé l'espace.
La fiche projet est accessible depuis la vue Projet, via la première icône située en haut à droite de l'espace :
Une fiche projet synthétique, visuelle et téléchargeable.
La fiche projet est l'élément principal de celui-ci et définit toute son organisation. Elle est rédigée par le ou les chefs de projet qui auront été désignés (les animateurs de l'espace).
Le chef de projet a pour mission de lister toutes les phases de celui-ci ; les objectifs, le budget, les jalons ainsi que les dates butoirs qui devront être réalisées pour aboutir au livrable final.
Voir l'article : La fiche Projet
Premièrement, le nom de votre projet correspond au nom de votre espace.
Si vous souhaitez modifier le nom du projet, vous devez modifier le nom de l'espace.
Étape 1 : Définissez le ou les chefs de projets
Dans le champ “Gouvernance”, rentrez les noms des chefs de projet. Il s’agit des personnes qui piloteront l’ensemble du projet.
Étape 2 : Décrivez votre projet en quelques mots
La première étape est de décrire votre projet de façon claire et synthétique.
Expliquez en quelques lignes l’objectif principal de votre projet et quel doit être le résultat final et comment il doit être atteint.
Étape 3 : Fixez vos objectifs et leurs indicateurs
Afin d’amener un projet à terme et vers le succès, il est essentiel de fixer des objectifs.
Fixez les objectifs qui définiront le résultat que vous souhaitez atteindre. Puis renseignez les indicateurs qui vous permettront de mesurer l’évolution vers vos objectifs.
Cliquez sur “Ajouter un objectif” et renseignez l’intitulé de vos objectifs.
Vous pouvez noter les indicateurs qui vous permettront de mesurer la réalisation d'un objectif ou non.
Vous avez trois niveaux d’estimation liés aux indicateurs.
Pour supprimer un objectif ou un indicateur, cliquez sur les poubelles présentes en face des champs.
Attention : Veillez à “Enregistrer vos modifications”.
Étape 4 : Budget
Définissez le coût des ressources nécessaires à la réalisation de votre projet et établissez le budget de votre projet.
Vous pouvez dans votre budget renseigné ;
- le budget alloué, soit le budget accordé au projet.
- le budget engagé, soit la somme des commandes liées au projet
- le budget consommé, soit le budget réellement utilisé
Afin d’anticiper et de maîtriser les risques budgétaires liés à votre projet, identifiez les évènements, les actions pouvant affecter la faisabilité du projet.
Étape 5 : Jalons et dates butoirs
- Jalons
Un jalon est un événement mesurable et planifié permettant de voir l’avancée du projet. Ce point d’arrêt peut être lié à la validation d’une étape, d’un document ou pour marquer la fin d’une phase.
La création de jalons est essentielle dans le cycle de vie du projet. Ils donnent un rythme au projet et permettent de vérifier que le projet évolue dans le bon sens.
- Dates butoirs
Afin d’avancer sur votre projet et de le terminer à la date voulue, définissez les dates butoirs. Il faut avoir une idée du temps que vous allez passer à chaque étape de votre projet et savoir quand vous devrez arriver à destination. Vos dates butoirs annoncent la fin d’un délai.
Commentaires
Tout au long de votre projet, vous pourrez saisir des commentaires sur les décisions prises ainsi que sur l’évolution du projet.
Cela permettra à l’ensemble des collaborateurs d’être informé, de façon constante, de l’avancée du projet.
Attention : Veillez à “Enregistrer vos modifications”.
Vous pourrez par la suite passer en revue de projet en obtenant une synthèse automatique des décisions. Voir l'article : La revue de projet