Qui peut accéder aux processus d'un workflow ?
L’accès au processus permet de visualiser l’ensemble des données liées, y compris la demande initiale, les éventuelles pièces jointes, ainsi que le détail de toutes les étapes franchies (versions de documents, commentaires, champs renseignés, historiques, etc.).
Règles générales d’accès
Règles générales d’accès
- Animateurs de l’espace : Accès à l’ensemble des processus, avec possibilité d’intervenir en se substituant aux responsables d’étape.
- Auteurs des processus : Accès à l’ensemble des processus qu’ils ont lancés.
- Utilisateurs responsables d’étape : Accès aux processus sur lesquels ils doivent statuer.
Options de confidentialité
Par défaut, les responsables d’étape n’accèdent au processus que lorsque l’étape dont ils sont responsables est en cours ou a été franchie. Cette configuration garantit la confidentialité des données, limitant l’accès aux personnes concernées.
L’animateur du workflow peut toutefois ouvrir l’accès aux responsables d’étape potentiels (ceux qui n’ont pas encore été sollicités, mais pourraient l’être). Cela permet à ces responsables d’anticiper les demandes.
Pour activer cette option, l’animateur doit se rendre dans les options générales de l’onglet « workflow » de l’administration de l’espace.
Exemple :
- Si je suis responsable de l’étape 4 d’un processus de 6 étapes, je ne vois le processus qu’au moment de son passage à l’étape 4. Si l’animateur lève la confidentialité, je verrai le processus dès la demande initiale.
- Si je ne suis responsable d’aucune étape, je ne verrai que les processus dont je suis l’initiateur.